Kata Pengantar

Tulisan ini saya ingin membahas mengenai penerapan Praktis siklus plan-do-check-act (PDCA) unttuk meningkatkan kualitas kemasan Produk yang berkelanjutan.

Referensi Jurnal international yang ditulis oleh Vi Nguyen, Nam Nguyen, Bastian Schumacher, dan Thanh Tran dari Vietnamese-German University dan Technische Universität Berlin.

Melalui studi kasus pengemasan ini, semua tahapan PDCA diinstruksikan dengan jelas langkah demi langkah untuk implementasi yang efektif. Metode pengemasan baru yang berfokus pada desain yang efektif dan penggunaan bahan daur ulang, bio-degradable, dan ramah lingkungan menyeimbangkan kualitas dan keuntungan bagi perusahaan, yang pada akhirnya berfungsi sebagai contoh tolok ukur untuk PDCA dalam peningkatan kualitas berkelanjutan khususnya pengemasan.

Peran Penting Kemasan Produk

Kemasan Produk memiliki peran yang krusial dalam meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk dan juga dalam meningkatkan keuntungan ekonomi perusanaan, selain itu juga kemasan produk memiliki fungsi utama yang penting yaitu melindungi produk dari kerusakan selama dalam perjalanan transportasi, penyimpanan, dan logistik mulai dari jalur produksi hingga mencapai pelanggan akhir.

Kemasan juga merupakan sarana efektif untuk menyampaikan informasi penting kepada pelanggan dan mitra, misalnya seperti : warna Produk, tanggal produksi, bahan, karakteristik, beban,dan panduan penggunaan melalui label desain. Hasil dari kemasan yang baik dan efektif adalah pengurangan biaya garansi dan kompensasi, serta peningkatan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.

Permasalahan yang muncul

Terdapat banyak jenis bahan kemasan yang biasa digunakan untuk produk rapuh atau mudah pecah, seperti styrofoam, busa kacang, busa PE, bubble wrap, kertas kraft, honeycomb, dan bahan kemasan biodegradable (dari gandum, jamur, atau tepung jagung). Bahan – bahan tersebut menyediakan bantalan yang cocok untuk mencegah kerusakan.

Material tradisional seperti styrofoam memiliki keunggulan seperti biaya yang rendah, ringan, tahan air, mudah ditangani, dan fleksibilitas menyerap goncangan. Namun, material ini adalah plastik yang menimbulkan beban masalah limbah jangka panjang dan berbahaya bagi lingkungan serta kesehatan manusia.

Meskipun seperti kertas kraft, honeycomb, dan bahan biodegradable dapat menjadi solusi lingkungan, mereka memiliki kelemahan seperti berat dan biaya yang lebih tinggi dari pada kemasan tradisional. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan saat ini berupaya mengurangi penggunaan plastik dengan menggabungkannya dengan bahan ramah lingkungan, tetapi bukan mengganti sepenuhnya

Tujuan dan Objektif Penelitian Ini

Penelitian ini bertujuan untuk memberikan panduan praktis dalam menerapkan siklus Plan–Do–Check–Act (PDCA) pada proses pengemasan produk. Studi kasus yang dilakukan untuk menemukan metode pengemasan baru yang menggunakan bahan ramah lingkungan untuk meningkatkan kualitas dan mengurangi rasio cacat produk akibat pengemasan.

Tujuan utamanya adalah menemukan metode pengemasan baru dengan bahan ramah lingkungan, meningkatkan kualitas, dan mengurangi rasio cacat, dengan biaya tambahan tidak lebih dari 20% dari biaya kemasan existing.

Landasan Teori

Sejarah dan Konsep Dasar PDCA

PDCA pertama kali diciptakan dan didefinisikan pada tahun 1920-an oleh Walter A. Shewart, seorang ahli statistik Amerika. Kemudian, pada tahun 1950-an, metodologi ini dikembangkan oleh W. Edwards Deming dan menjadi salah satu metode paling terkenal di dunia untuk memandu perbaikan.

Berikut penjelasan setiap langkah dalam siklus PDCA :

“Plan” (Rencanakan): Meliputi analisis dan evaluasi situasi yang ada, identifikasi semua kemungkinan penyebab dan akar masalah, pengakuan dan prioritas area serta peluang untuk perbaikan, serta proposal dan perencanaan perubahan dalam sistem dan penetapan target.
“Do” (Lakukan): Perubahan yang direncanakan lalu dilaksanakan, biasanya dalam skala kecil atau melakukan uji coba, untuk mendapatkan hasil lalu dipelajari dan dianalisis. Ide diuji dan data dikumpulkan untuk membandingkan efektivitas sebelum dan sesudah perubahan.
“Check/Study” (Periksa/Pelajari): Meliputi analisis hasil perubahan, penentuan pelajaran yang diambil dari perubahan yang dilakukan, dan perbandingan dengan target yang ditetapkan untuk melihat apakah solusi memberikan hasil yang memadai.
“Act” (Tindaklanjuti): Jika perubahan mengarah pada perbaikan, perubahan tersebut diadopsi dan diterapkan dalam skala yang lebih besar. Jika tidak, perubahan tersebut ditinggalkan. Proses ini dapat berulang dan mungkin memerlukan beberapa siklus untuk memecahkan masalah yang kompleks.

Peran Alat Kualitas dalam PDCA

Berbagai alat kualitas yang dapat digunakan sebagai pendukung untuk siklus PDCA yang efektif.

Ini termasuk 5 Whys, 5S, 5W1H atau 5W2H, brainstorming, Diagram Ishikawa, Pareto chart, flow chart, Poka Yoke, Six Sigma, Failure Mode Analysis and Effects, Fault Tree Analysis, dan lain-lain.

Dalam studi kasus ini, 5 Whys, Diagram Ishikawa, 5W2H, dan Computer Aided Design (CAD) serta prototipe digunakan selama pelaksanaan siklus PDCA. Kemampuan dalam menguasai alat-alat ini sangat membantu penelitian tersebut untuk mengusulkan cara yang disederhanakan yang menekankan kombinasi analisis akar penyebab, cara aktif dan kreatif untuk menghasilkan ide-ide dalam fase plan, desain untuk keberlanjutan dalam fase do, dan metode pengujian serta evaluasi implementasi selama siklus PDCA.

Terdapat “seni” saat memanfaatkan alat-alat Kualitas dalam siklus PDCA karena menjadi kombinasi ilmiah dan praktis yang menarik banyak profesional industri dan ilmuwan saat ini. Hal ini menandakan bahwa penggunaan alat-alat ini bukan hanya teknis, tetapi juga membutuhkan pemahaman mendalam dan kreativitas.

Penerapan siklus PDCA

Penerapan siklus Plan–Do–Check–Act (PDCA) dalam peningkatan kualitas kemasan, khususnya dalam konteks Peningkatan Kualitas Kemasan Berkelanjutan. Penelitian ini bertujuan untuk menyediakan panduan praktis dan studi kasus yang dapat menjadi tolok ukur bagi praktisi dan peneliti.

PDCA dipilih karena merupakan metode yang efektif untuk kerja tim dalam memecahkan masalah dan mengurangi cacat, khususnya di bidang pengemasan yang masih kekurangan panduan sistematis untuk perbaikan berkelanjutan.

Plan (Perencanaan)

Tahap “Plan” merupakan langkah pertama dan paling krusial dalam siklus PDCA, hal ini membutuhkan waktu lebih banyak karena sifatnya yang perlu hati-hati dalam mengklarifikasi dan mendefinisikan masalah, menemukan dan menganalisis akar penyebab, serta mengembangkan solusi.

Mendefinisikan Masalah dan Klarifikasi: Langkah awal melibatkan mendefinisikan masalah yang jelas dan pengumpulan data yang relevan. Dalam studi kasus ini, masalah utamanya adalah cacat retakan pada produk (seperti retakan pada bagian bawah, bibir, dan bodi produk air mancur berbentuk bulat), hal tersebut yang dilaporkan meningkat, terutama pada produk dengan berat 11 hingga 20 kg. Selain itu, material kemasan yang tidak ramah lingkungan dan pelindung yang mudah pecah atau bergeser menjadi keluhan pelanggan.
Analisis Akar Penyebab: Tim perlu mengidentifikasi pemangku kepentingan utama (stackholder), memahami ekspektasi pelanggan, dan membentuk tim lintas disiplin. Alat-alat kualitas seperti Teknik 5 Why dan Diagram Ishikawa (Sebab Akibat) digunakan secara efektif pada fase ini
Teknik 5 Why: Digunakan untuk menggali lebih dalam penyebab suatu masalah dengan bertanya “mengapa” secara berulang sampai akar penyebab ditemukan. Contohnya, retakan pada produk dapat ditelusuri dari kemasan yang buruk, bantalan yang tidak memadai, hingga tim desain yang tidak melakukan pengujian yang sesuai untuk berbagai jenis produk.
Diagram Ishikawa (Fishbone): Membantu mengidentifikasi, mengkategorikan, dan menampilkan semua kemungkinan penyebab kegagalan. Dalam studi kasus ini, diagram Ishikawa digunakan untuk mengidentifikasi penyebab retakan pada produk yang dikelompokkan menjadi transportasi, penyimpanan, dan kemasan.
Penetapan Tujuan (Target): Setelah akar penyebab ditemukan, tim menetapkan tujuan yang jelas. Tujuan utama penelitian ini adalah menemukan metode pengemasan baru dengan bahan ramah lingkungan, meningkatkan kualitas, dan mengurangi rasio cacat produk akibat pengemasan, dengan biaya tambahan tidak lebih dari 20% dari biaya kemasan saat ini.
Pengembangan Rencana Aksi: Solusi potensial dievaluasi dan rencana aksi detail disusun. Metode 5W2H (What, Who, When, Where, Why, How, dan How much/many) digunakan untuk mengklarifikasi semua aspek masalah dan kekhawatiran, serta memastikan kelayakan dan kepraktisan solusi.

Rencana aksi mencakup :

Pencarian dan Pengujian material
Perencanaan pengujian fisik.
Pengusulan material baru yang ramah lingkungan
Pembuatan desain kemasan baru

Do (Pelaksanaan)

Pada fase “Do”, rencana aksi yang telah disiapkan di fase “Plan” mulai dilaksanakan:

Pencarian dan Pengujian Material Baru: Tim mencari material baru yang biodegradable dan dapat didaur ulang. Seperti Kardus bergelombang (corrugated cardboard) dengan tiga hingga lima lapisan dipilih sebagai alternatif styrofoam, dengan lima lapisan digunakan untuk produk berat yang rapuh. Pengujian material (misalnya, tes kompresi dan pecah) dilakukan untuk membandingkan kualitas kardus dari berbagai pemasok. Hasilnya, kardus Ojitex ditemukan lebih baik dan lebih tahan lama, sehingga dipilih untuk digunakan
Desain Kemasan Baru: Desain kemasan diubah untuk memaksimalkan keuntungan material baru dan membantu mengurangi biaya. Brainstorming dan diagram afinitas direkomendasikan untuk menghasilkan solusi kreatif. Perangkat lunak Computer-Aided Design (CAD) digunakan untuk merancang kemasan 3D. Desain baru menggunakan struktur karton jaring (mesh carton) untuk memberikan perlindungan bantalan dan pengikatan, mencegah kerusakan akibat gaya dari semua sisi dan mendistribusikan tekanan. Prototipe fisik dari desain baru juga dibuat.

Check (Pemeriksaan)

Tahap “Check” adalah fase di mana hasil eksperimen dianalisis dan dibandingkan dengan tujuan yang ditetapkan di fase “Plan”.

Ini adalah langkah penting dalam pengambilan keputusan dan penentuan langkah selanjutnya.

Pengujian Performa Kemasan:

Pada studi kasus ini, dikembangkan metode uji jatuh (drop test) untuk menguji efisiensi desain kemasan baru. Pengujian melibatkan 7 siklus jatuh sesuai dengan 7 titik dampak.

Ketinggian jatuh disesuaikan dengan berat kotor produk (misalnya, 500 mm untuk produk hingga 10 kg, 400 mm untuk hingga 15 kg, dan 250 mm untuk >15 kg).

Hasil Pengujian:

Untuk produk sedang (di bawah 15 kg) dan berbentuk bulat, 100% dari kotak kemasan baru berhasil melewati kondisi uji jatuh, menunjukkan kemampuan yang sangat baik dalam menyerap guncangan dan melindungi produk. Metode kemasan baru ini mengisi ruang kotak, melindungi produk di titik-titik lemah, dan memisahkan konsentrasi berat.
Namun, untuk produk dengan berat lebih dari 15 kg, masih ditemukan beberapa retakan kecil pada bagian atas dan bawah

Analisis Biaya:

Biaya kemasan per unit dengan metode baru meningkat sebesar 6% (dari 33.644 menjadi 35.684). Angka ini memenuhi persyaratan pelanggan yang menyatakan bahwa biaya tambahan tidak boleh lebih dari 20% dibandingkan dengan biaya kemasan saat ini.

Act (Tindakan)

Pada fase “Act”, tim mendokumentasikan hasil dan membuat keputusan tentang mengadopsi atau menolak perubahan.

Standardisasi dan Implementasi: Karena keberhasilan untuk produk sedang (di bawah 15 kg), desain kemasan baru akan diterapkan secara luas, dan proses standardisasi kemasan dengan penugasan tugas yang detail dikembangkan.
Perbaikan Berkelanjutan: PDCA ditekankan sebagai proses berkelanjutan. Untuk produk dengan berat lebih dari 15 kg yang hasilnya belum sepenuhnya berhasil (masih ada retakan kecil), solusi tersebut ditolak untuk diterapkan secara luas, dan siklus PDCA baru direkomendasikan untuk dimulai lagi guna menemukan solusi yang menyeluruh.

Kesimpulan:

Penelitian ini menyimpulkan bahwa PDCA adalah metode yang efektif untuk mengatasi masalah kerusakan produk akibat kemasan yang tidak tepat. Desain kemasan baru tidak hanya menggunakan bahan yang ramah lingkungan tetapi juga secara signifikan mengurangi rasio cacat.

Manfaat jangka panjang termasuk peningkatan kepuasan pelanggan, keuntungan perusahaan, kualitas, dan reputasi, serta penghematan biaya dari berkurangnya produk cacat atau pengerjaan ulang. Penelitian ini menunjukkan “seni” menggabungkan metodologi ilmiah dan praktis dengan memanfaatkan berbagai alat dalam siklus PDCA untuk mencapai tujuan multifungsi, yaitu tanggung jawab terhadap lingkungan, peningkatan kualitas, dan keuntungan ekonomi.

Referensi

Nguyen, V., Nguyen, N., Schumacher, B., & Tran, T. (2020). Practical Application of Plan–Do–Check–Act Cycle for Quality Improvement of Sustainable Packaging: A Case Study. Applied Sciences, 10(18), 6332. https://doi.org/10.3390/app10186332